Tips till nästa möte
- Syfte. Vad är syftet med mötet? Tänk noga efter om det är viktigt att träffas och ta andras dyrbara tid i anspråk. Skicka en agenda till mötesdeltagarna i god tid innan mötet. I agendan bör det framgå vad som förväntas av respektive mötesdeltagare, inför och under mötet.
- Förberedelse. Förbered dig noga som ordförande/mötesdeltagare innan mötet. Läs igenom bifogat material och om något är oklart kontakta mötesordföranden. Var proaktiv som mötesordförande och se till att teknik kommer att fungera för alla på mötet samt att ev. presentationer är redo att delas.
- Börja i tid. Mötet bör alltid starta på utsatt tid. Som mötesdeltagare, kom i god tid och ha tid för att vara redo mentalt när mötet börjar. En försening av mötet kostar tid (och i längden, pengar). Även om inte alla kallade har kommit bör mötet starta enligt devisen ”Frånvaro får inte hindra framdrift”. En majoritet ska inte vänta på en minoritet.
- Närvarande. Stäng av och lägg ifrån er alla mobiltelefoner/iPads/datorer och var mentalt närvarande och fokuserade på mötet. Visa denna respekt gentemot alla mötesdeltagare samt mötesordförande. Störande ljud tar mycket tid från ett möte och bristande närvaro minskar graden av effektivitet samt framdrift.
- Dokumentation. Be någon skriva minnesanteckningar. Less is more, d v s endast det som behöver följas upp ska dokumenteras.
- Avsluta i tid. Som mötesordförande är det viktigt att hålla koll på mötestiden, disponera den väl samt se till att mötet avslutas i tid. Respektera att mötesdeltagare har bokat in mötestiden i kalendern och kanske ska vidare på andra möten efter detta. Ett mycket effektivt tips är att informera mötesdeltagarna hur lång tid som är kvar t.ex. ”Nu är det 5 min kvar och vi ska hinna sammanfatta mötet”.
- (Bonus). Som ett bonustips vill vi även skicka med dig att tidsbegränsa eventuella diskussioner eller medskick. Använd t.ex. ett timglas alternativt ett papper att visa mötesdeltagaren, som blir alltför långrandig (finns alltid sådana), nu är det endast ”1 minut kvar!”.
Ta gärna med dig dessa tips till ditt nästa möte och testa dig fram. Vi önskar dig många effektiva möten i framtiden. LYCKA TILL!
