I denna guide erbjuder vi en konkret och praktisk metod för att genomföra en effektiv riskworkshop, som på ett snabbt och grundligt sätt fångar upp alla potentiella risker och stärker ditt projekt från grunden.
1. Börja med konsekvenserna – inte riskerna
För att snabbt och effektivt identifiera risker, inled din riskworkshop med att diskutera konsekvenserna. Detta tillvägagångssätt gör det lättare att fånga upp och förstå risker i ett tidigt skede.
- Lista oönskade konsekvenser: Be deltagarna att identifiera och lista alla konsekvenser som absolut inte får inträffa under projektets gång.
- Gruppera konsekvenser: Dela upp konsekvenserna i två huvudkategorier – en för leveransen och en för resultatet.
- Prioritera och gruppera: Använd prickar för att prioritera konsekvenserna och gruppera dem efter deras betydelse.
- Storleksbedöm påverkan: Bedöm konsekvensernas påverkan på viktiga områden som tid, kostnad, omfattning, kvalitet och andra relevanta faktorer. Till exempel, hur mycket extra kostar det om en specifik risk inträffar? Hur många veckors försening innebär det?
2. Identifiera orsaker till varje konsekvens
När konsekvenserna är kartlagda är nästa steg i din riskworkshop att hitta orsakerna till dessa.
- Fokusera på största påverkan först: Börja med den konsekvens som har störst påverkan och arbeta dig nedåt i prioriteringslistan.
- Brainstorma orsaker: För varje konsekvens, brainstorma fram alla möjliga orsaker som kan leda till denna konsekvens. Inkludera även osannolika scenarion för en heltäckande analys.
- Uppskatta sannolikheten: För varje identifierad orsak, uppskatta sannolikheten för att den inträffar. Diskutera med teamet för att få en så noggrann uppskattning som möjligt.
3. Dokumentera riskerna
När orsakerna har identifierats är det dags att dokumentera riskerna.
- Para ihop orsak och konsekvens: Varje risk består av ett par – en orsak och en konsekvens. Dokumentera dessa par noggrant.
- Justera sannolikhet och påverkan: Baserat på ny information kan det vara nödvändigt att justera bedömningen av både sannolikhet och påverkan för varje risk.
- Notera korrelationer: Försök fånga upp eventuella korrelationer mellan olika orsaker och dokumentera detta. Till exempel, om flera konsekvenser har en gemensam orsak, är detta viktigt att notera.
4. Prioritera risklistan
Slutligen är det dags att prioritera riskerna. Detta ger en klar bild av vilka risker som är mest kritiska att hantera först.
- Gruppera och prioritera: Använd en matris för att prioritera riskerna baserat på deras sannolikhet och påverkan. En hög sannolikhet och hög påverkan innebär att risken bör prioriteras högt.
- Förbered åtgärdsplaner: Utveckla strategier för att hantera de högst prioriterade riskerna. Detta kan innefatta både förebyggande åtgärder och beredskapsplaner.
- Testa och Dela Dina Erfarenheter: Efter att du har genomfört din riskworkshop, testa gärna denna metod och dela dina erfarenheter. Hur fungerade det för ditt team? Vilka insikter fick ni? Genom att utvärdera och justera tillvägagångssättet kan ni ständigt förbättra er riskhantering.
En väl genomförd riskworkshop kan vara skillnaden mellan ett framgångsrikt projekt och ett som ständigt brottas med oväntade hinder. Kom ihåg att riskhantering är en kontinuerlig process. Genom att regelbundet uppdatera och justera din riskanalys kan du hålla projektet på rätt spår och minimera överraskningar. Testa gärna metoden i din nästa workshop och dela dina erfarenheter med teamet. Lycka till!
För mer information kring riskhantering, spana in vår 3-dagars kurs i Praktisk Projektledning – en utbildning som ger dig de kunskaper som krävs för att framgångsrikt driva projekt.
