Projekttriangeln beskriver hur tre centrala variabler – omfattning, kostnad och tid – påverkar varandra och i slutändan avgör projektets kvalitet. För att lyckas med ett projekt måste dessa tre element vara i balans. Men hur uppnår man denna balans i praktiken?
Vad är projekttriangeln?
Tanken bakom projekttriangeln är enkel: om du ändrar en av dessa variabler kommer det att påverka de andra två. Om omfattningen av ett projekt ökar, krävs det ofta mer tid och/eller en större budget för att slutföra projektet. Om budgeten skärs ner, kan det innebära att du måste minska omfattningen eller förlänga tidsplanen. En illustration av projekttriangeln finner du nedan.
Användning av projekttriangeln
Att använda projekttriangeln som ett verktyg i projektledning kan hjälpa dig att fatta informerade beslut och hjälpa dig göra prioriteringar mellan de tre variablerna. Här är en steg-för-steg-guide för hur du kan använda projekttriangeln i ditt arbete:
1. Definiera varje hörn av triangeln tydligt
Börja med att fastställa vad projektets omfattning, tid och kostnad ska vara. Detta kräver en noggrann analys av vad som behöver göras, hur lång tid det kommer att ta, och hur mycket det kommer att kosta.
2. Identifiera projektets viktigaste variabel
Utvärdera sedan vilken av de tre variablerna som är mest kritisk för projektet. Är det viktigast att hålla sig inom budgeten? Är det absolut nödvändigt att leverera inom en viss tidsram? Eller är omfattningen det mest prioriterade? Att identifiera detta hjälper dig att prioritera när förändringar eller problem uppstår.
3. Utvärdera konsekvenserna av förändringar
När en variabel förändras, använd projekttriangeln för att bedöma hur det påverkar de andra två. Om du till exempel står inför en budgetnedskärning, måste du avgöra om du kan minska projektets omfattning eller om du behöver förlänga tidslinjen för att fortfarande kunna leverera ett kvalitativt resultat. Genom att förstå dessa samband kan du göra mer informerade prioriteringar.
4. Diskutera med intressenter
Om en förändring är nödvändig, diskutera de möjliga konsekvenserna med intressenterna. Presentera hur en justering av en variabel påverkar de andra och få deras input på vad som bör prioriteras. Detta säkerställer att alla är medvetna om kompromisserna och att beslutet är förankrat i verkligheten.
5. Gör medvetna kompromisser
Använd projekttriangeln för att fatta beslut om vilka kompromisser som är acceptabla. Om tiden är fast men kostnaderna behöver skäras ner, kanske du måste minska omfattningen av leveransen. Genom att använda triangeln som ett beslutsverktyg säkerställer du att kompromisserna är genomtänkta och att projektet fortfarande kan uppfylla sina övergripande mål.
6. Revidera planen kontinuerligt
Prioriteringarna kan ändras över tid, särskilt om projektets förutsättningar förändras. Använd projekttriangeln löpande för att revidera och justera planen, så att du alltid har en tydlig bild av hur en justering påverkar helheten.
7. Utvärdera resultatet
När projektet väl är slutfört, gå tillbaka och analysera hur väl du lyckades balansera triangeln. Lärdomar från ett projekt kan hjälpa dig att förbättra hanteringen av framtida projekt.
Praktiskt exempel av projekttriangelns funktion
Låt oss ta ett konkret exempel. Föreställ dig att du leder ett projekt för att utveckla en ny app. Projektet har en fast budget på 500 000 kronor och en tidsram på sex månader. Mitt i projektet ber kunden om en extra funktion som inte ingick i den ursprungliga planen. Här står du inför ett klassiskt projekttriangel-dilemma:
- Omfattning: Att lägga till den nya funktionen innebär att omfattningen ökar.
- Tid: För att hålla budgeten måste du förlänga tidsramen med en månad för att implementera och testa den nya funktionen.
- Kostnad: Om tiden inte kan förlängas, måste du i stället öka budgeten för att kunna lägga till fler resurser som kan arbeta parallellt för att möta deadline.
Genom att använda projekttriangeln kan du visa kunden konsekvenserna av att lägga till den nya funktionen och låta dem fatta ett informerat beslut om hur projektet ska justeras.
Om du behöver hjälp med att prioritera eller fatta beslut i ditt projekt finns våra erfarna projektledningskonsulter här för att stötta dig. Kontakta oss här, så pratar vi gärna vidare om hur vi kan fylla just era behov.
