Projekt, program eller portfölj – vad är egentligen skillnaden?

När vi blandar ihop begreppen projekt, program och portfölj – vilket händer oftare än man tror – riskerar vi att tappa både fokus, samordning och effekt. Det kan leda till projekt som inte hänger ihop, initiativ som drar åt olika håll eller resurser som sprids för tunt över för många satsningar. Så, vad är det egentligen som skiljer ett projekt från ett program, och ett program från en portfölj? Och varför spelar det någon roll? Låt oss reda ut begreppen – en gång för alla.

Vad är ett projekt?

Vi börjar med grunden. Ett projekt är en tillfällig satsning med ett tydligt mål – att skapa något unikt. Det kan vara stort eller smått, internt eller kundriktat, tekniskt eller organisatoriskt. Poängen är att projektet har en tydlig start, ett tydligt slut och en specifik leverans.

Enligt PRINCE2 definieras ett projekt som “a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed business case.” Eller enklare uttryckt: ett projekt är en organiserad insats för att få något gjort, inom en viss tid, med givna resurser.

Det kan till exempel handla om att införa ett nytt HR-system. Som projektledare ansvarar du för att planera och genomföra hela implementationen med ett bestämt team, deadline och ett tydligt mål. När systemet är på plats och fungerar som det ska, avslutas projektet.

Vad är ett program?

Men vad händer om ett projekt inte står ensamt, utan är en del av en större förändring? Då pratar vi istället om ett program.

Ett program är ett paraply för flera relaterade projekt som tillsammans ska leda till en större effekt eller transformation. Projekten kan ha olika leveranser och tidplaner, men de är beroende av varandra – och de behöver samordnas.

Programledning handlar därför inte bara om att hålla koll på enskilda leveranser, utan om att skapa helhet och riktning: att hantera beroenden, risker, resurser och förändringar – och se till att alla projekt jobbar mot samma övergripande mål.

Tänk dig att det nya HR-systemet bara är en pusselbit. Parallellt pågår projekt för att se över kompetensutveckling, förbättra HR-processer och införa en ny organisationsstruktur. Tillsammans bildar de ett program för att modernisera hela HR-funktionen. Här är effekten viktigare än varje enskild leverans – och programmet blir navet som håller ihop helheten.

Vad är en portfölj?

Och så har vi den översta nivån – portföljen. Här lyfter vi blicken och tittar på alla projekt och program som organisationen driver. Ofta parallellt, ibland i konkurrens om samma resurser, och inte alltid lika strategiskt prioriterade som man hade önskat.

Portföljstyrning handlar om just det: att se till att vi satsar på rätt saker. Det handlar inte om att detaljstyra varje projekt, utan om att välja medvetet, prioritera klokt och se till att våra initiativ hänger ihop med övergripande mål och strategier.

Det kan till exempel innebära att HR-programmet är ett av tio strategiska initiativ i organisationens portfölj – tillsammans med satsningar på hållbarhet, digitalisering och förbättrad kundupplevelse. Portföljstyrningen hjälper ledningen att fatta beslut om var insatserna gör mest nytta och hur resurser ska fördelas på bästa sätt.

När ska du tänka projekt, program eller portfölj?

Här är en snabb tumregel:

I en projektmogen organisation finns alla tre nivåer – och de samverkar för att skapa största möjliga värde.

Att få helheten att hänga ihop

Oavsett om du leder ett projekt, ansvarar för ett program eller försöker få grepp om en komplex portfölj – handlar det i grunden om samma sak: att skapa värde, på rätt sätt och på rätt nivå. När vi förstår skillnaderna mellan dessa tre perspektiv, och använder dem medvetet, blir det lättare att prioritera, samordna och styra mot det som faktiskt gör skillnad.

Har du funderingar eller vill bolla hur det här ser ut i din organisation? Hör av dig – vi hjälper gärna till!